Dal 1° aprile 2016 le Poste Italiane non effettuano più il servizio di “data certa”, ovvero l’apposizione del timbro necessario a fornire la prova che un certo documento sia stato redatto in un determinato giorno, mese ed anno.
Il servizio “data certa” garantiva l’attestazione del pubblico ufficiale, mediante il timbro postale apposto su documenti come contratti, dichiarazioni unilaterali e altre scritture private, e suppliva alle funzioni che altrimenti sarebbero spettate al Notaio o all’Agenzia delle Entrate mediante il servizio di registrazione.
A partire dal 1° aprile 2016, pertanto, chi vuole fornire di data certa un documento, avrà le seguenti tre alternative:
•inviare il documento tra i due soggetti del contratto dal proprio in-dirizzo di posta elettronica certificata (PEC) conservando poi le due ricevute (di “accettazione” e di “consegna”) che il sistema genera in automatico (il sistema risulta il più economico e immediato;
•affrancare regolarmente il documento e inviarlo a se stessi, in modo tale che venga apposto comunque il codice a barre da cui è possibile risalire alla data di spedizione; la spedizione va fatta tramite “raccomandata senza busta” (è necessario che l’ultima facciata, quella posteriore, rimanga completamente bianca per scriverci l’indirizzo del destinatario);
•apporre la cosiddetta "marca temporale sui documenti informatici": il sistema basa la propria modalità di certificazione della marca temporale su un procedimento informatico regolamentato dalla legge, che permette di attribuire ad un oggetto digitale o documento informatico una data ed un orario in modo certo ed opponibile a terzi; la marca temporale può essere anche associata alla firma digitale.
L’interruzione di questo servizio potrebbe creare qualche problema alle aziende di autotrasporto in conto terzi (ed ai committenti) che erano abituati a fare apporre la data certa sui loro contratti di trasporto ai sensi e per gli effetti del D.lgs. 286/2005 (ai fini di considerare un contratto redatto in forma scritta).
La data certa, infatti, ha lo scopo di rendere opponibile il documento a eventuali controinteressati e a dare certezza dei rapporti contrattuali tra i privati. Essa, infatti, consiste nella prova della formazione di un do-cumento in un determinato arco temporale o, comunque, nella prova della sua esistenza anteriormente a uno specifico evento o a una specifica data.
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